Savoir prioriser & devenir plus productif

Aujourd’hui j’avais envie de partager avec toi dans mon nouvel épisode de podcast, une compétence importante pour les entrepreneurs : la gestion du temps et la priorisation !

C’est peut-être dû au fait que nous avons la sensation que le temps nous échappe, l’impression de ne pas assez bien l’employer, ou bien d’avoir trop de choses à faire en trop peu de temps.

Alors nous nous orientons vers des méthodes toutes plus compliquées les unes que les autres, simplement pour avoir la sensation de maîtriser son emploi du temps.

Pour certaines personnes, ça marche, et pour d’autres pas du tout !

 

Je ne compte plus le nombre de personnes qui font l’éloge des méthodes comme Pomodoro, … Alors même que ces méthodes ne sont pas adaptées à tous les types d’activités, ni au rythme de chacun, ni à l’agenda que chacun (entrepreneur en side-project, mompreneur, étudiant-entrepreneur, …).

Nous nous retrouvons donc alors, avec des modes d’emploi qui ne sont pas toujours efficaces pour NOTRE façon de fonctionner.

Résultat ? Nous essayons une méthode pendant une semaine ou deux, puis nous finissons par décrocher. 

On finit par croire que c’est nous le problème quand ça ne marche pas, que l’on n’est pas assez organisé et on part vite à la recherche d’une autre méthode que l’on abandonnera aussi vite…

 

STOP !

Aujourd’hui, je vous partage dans mon nouvel épisode de podcast, 7 conseils simples à implémenter dans votre quotidien pour apprendre à :

– connaître vos moments de productivité,

– mieux vous organiser en fonction de VOTRE propre rythme,

– rester focus sur UN objectif à la fois et vous libérer du FOMO ou du syndrome de l’objet brillant,

– et surtout kiffer votre quotidien ! Nous ne sommes pas devenus entrepreneurs pour devenir nos pires patrons !

Que signifie être productif

La notion de productivité n’a pas de définition absolue.

Certaines personnes vont vous dire que c’est le fait d’accomplir le plus de choses possible en se levant plus tôt et en se couchant plus tard, d’autres vont dire que c’est la capacité à réaliser des activités le plus efficacement possible.
Chaque individu a sa propre définition de la productivité du fait que nous ayons tous un rapport au temps différent.

 

Chez Lægger, être productif ne signifie pas travailler sur 10 000 projets et objectifs à la fois, mais plutôt de réussir à atteindre l’objectif que l’on s’est fixé de manière : consistante, focalisée, efficace et rapide en ne se concentrant que sur des actions qui apportent des résultats.

 

La productivité ne passe pas que par le fait de maîtriser des outils de planification de projet ou des méthodes de productivité, mais plutôt d’atteindre ses objectifs de façon efficiente.

Astuce 1 : Mieux s'alimenter et mieux dormir

Bien manger et bien dormir est peut être une astuce qui peut vous paraître simpliste, cependant sans énergie vous ne pourrez tenir sur le long terme et atteindre vos objectifs si ces derniers sont très ambitieux et longs à atteindre.

Je pense que je suis pas la seule qui quand après avoir mangé de la fast-food, se sent démotivée, pessimiste et fatiguée.

L’aliment vous un rôle essentiel dans notre productivité et notre niveau de motivation.

Il est également prouvé que si nous ne dormons pas assez, notre système nerveux devient plus fragile.

Nous serons donc beaucoup plus sujet au « burnout ».

Mieux s’alimenter et mieux dormir est donc la première étape vers un niveau de productivité optimal.

Votre hygiène de vie doit être irréprochable.

Astuce 2 : Se fixer un seul objectif principal par trimestre

Ne se fixer qu’un seul objectif principal trimestriel et ne se concentrer que sur les actions qui vous permettront de l’atteindre.

Le principe est de décider de ne mener qu’un seul combat à la fois. La productivité est donc un marathon et non un sprint !

Être productif et focus est aussi de savoir choisir. Choisir c’est renoncer à d’autres projets qui ne vous permettront pas d’atteindre votre objectif principal.

A vouloir tout faire en même temps, nous n’arrivons à rien. 

Il y a un proverbe qui dit que :

Nous avons souvent trop tendance à surestimer ce que nous pouvons réaliser en 1 an et à sous-estimer ce que nous pouvons faire en 10 ans.

 

Pour illustrer mes propos :

Lorsque j’ai décidé de lancer la plateforme et l’incubateur digital Lægger, j’ai décidé de :

– Quitter mon emploi de Cadre en CDI qui me prenais toute mon énergie,

– Mettre en pause ma boutique en ligne LA MALLE FÉMININE : marque de maroquinerie de luxe écoresponsable,

– Ne me concentrer que sur un seul objectif lors du premier trimestre de la création de Lægger : la création de mon site et de mon offre,

– Ne me concentrer que sur un seul objectif lors deuxième trimestre : faire rentrer du chiffre d’affaires et de la trésorerie (grâce au marketing, à la prospection BtoB, à la signature de contrats clients) dans l’objectif de gagner 3 fois mon ancien salaire de Cadre dès que je me lancerais officiellement.

 

Cela signifie que toutes les sollicitations qui venaient interférer avec l’atteinte de chacun de mes objectifs trimestriels et étaient refusées catégoriquement ou repoussées au trimestre suivant.

C’est la raison pour laquelle, vous devez avoir un plan et des objectifs précis pour ne pas dévier et rester productif.

Astuce 3 : Identifier ses périodes de productivité dans une journée

Nous avons tous des moments de productivités différents.

Pour certains c’est le matin tôt à 5h et pour d’autres c’est le soir à partir de 22h.

Le plus important est que vous vous observez pendant plusieurs semaines pour trouver vos moments de productivité afin de planifier les tâches les plus énergivores ou stratégiques pour votre business à ces périodes de productivité.

 

En ce qui me concerne, cela m’a pris 3 mois de tests et d’observation pour me rendre compte que j’étais le plus productive de 10h à 13h, puis de 19h à 23h, avec une bonne pause de 16h à 17h (où je profite pour me balader et prendre de l’air).

A vous d’organiser vos journées de travail en fonction de vos moments de productivité mais aussi de vos impératifs.

Si vous êtes un entrepreneur-salarié en side-project, un entrepreneur-étudiant ou même un mompreneur, vous n’aurez pas la même organisation que si vous étiez un entrepreneur à temps plein.

Astuce 4 : Mesurer la durée des tâches pour mieux répartir votre agenda

Cela vous prendra du temps pour savoir combien de temps vous prend chaque tâche.

Il va falloir au début pendant plusieurs mois, vous chronométrer et noter le temps que prend chaque tâche à réaliser pour bien équilibrer votre agenda et qu’il soit le plus réaliste possible.

 

Par exemple :

Les premiers mois de mon activité, je me créais des to-do listes d’une vingtaine de tâches en pensant qu’elles ne me prendraient que 15 à 30 minutes à réaliser, pour me rendre compte au final, que la majorité des tâches me prenaient plutôt 30min à 2h. Plus j’avançais dans la journée, plus les tâches étaient plus longues à réaliser à cause de ma perte de productivité.

Aujourd’hui, ma to-do list quotidienne n’est composée que :

– d’une seule tâche de plus de 2h,

– et de deux tâches de moins d’1h,

afin de ne pas me sentir submergée par la quantité de tâches à réaliser et faire face aux imprévus.

Astuce 5 : Utiliser la méthode du Batching & du Time Blocking

Il faut savoir qu’il existe pléthore de méthodes de productivité. Il convient de choisir celle qui vous convient le mieux.

Par exemple : il existe la méthode POMODORO qui consiste à faire une pause de 15 minutes toutes les 25 minutes de travail.

Cependant, elle n’est pas adaptée à mon fonctionnement.

Même si je suis une personne ultra créative qui peut vite s’éparpiller sur plusieurs tâches à la fois, lorsque je me mets en mode « Deep Work », je peux travailler sur une même tâche pendant 4h sans me rendre compte du temps qui passe et sans avoir besoin de faire des pauses.

Néanmoins, si je suis distraite par quelqu’un, j’ai besoin de 30 minutes pour me reconcentrer et retrouver mon niveau de productivité sur la tâche que j’étais en train de réaliser.

Si j’utilisais la méthode POMODORO, je n’aurais eu que 25 minutes de concentration par heure au lieu de 50 minutes.

Cette méthode est plus adaptée pour les personnes qui n’arrivent pas à se concentrer plus de 30 minutes ou d’1h max sur la même tâche.

 

Toutefois, je vous présente aujourd’hui deux méthodes d’organisation et de productivité qui fonctionnent pour tout le monde et qui peuvent être adaptées à votre mode de fonctionnement.

1. La méthode du Batching 🚀

Le batching vous permet pendant un même bloc de temps, de réaliser la même tâche afin de réduire la perte de temps liée à l’alternance fréquente entre des tâches très différentes.⠀

On préférera par exemple :⠀
– Réaliser 1 seule session de 30 minutes consacrées aux mails chaque jour, plutôt que de les consulter régulièrement tout au long de la journée,
– Filmer vos 10 vidéos Reels / TikTok du mois, en 1 seule matinée au lieu d’une fois par jour au compte goutte.

2. La méthode du Time Blocking 🕒

Consiste à bloquer une plage horaire dans son emploi du temps sur une thématique bien précise.⠀
En effet, on consacre des “blocs de temps” à un sujet et à un seul, sans y déroger (sauf en cas d’urgence) ! ⠀

Par exemple, tous mes lundis sont principalement consacrés à la création de contenus et voici comment cela s’exprime dans mon agenda :⠀
de 7h à 8h : je vais au sport⠀
de 9h à 12h : je prépare mon planning éditorial de la semaine suivante (posts Linkedin, Facebook, Instagram, TikTok)⠀
de 12h à 13h : je mange / je me pose
de 13h à 18h : je rédige le contenu du prochain article de blog et l’épisode de mon futur podcast qui y est lié (oups spoil !)⠀
de 18h30 à 19h30 : j’enregistre mon épisode de podcast⠀

Et c’est ainsi TOUS les lundis de chaque semaine.

Si quelqu’un me propose un RDV un lundi, je lui propose un autre jour en règle générale de 10h à 12h30 du mercredi au vendredi.

 

L’ensemble de vos clients, partenaires et équipes sauront que vous ne devez pas être dérangé(e) le lundi. Ce temps est bloqué pour une activité précise.

Astuce 6 : Déléguer et automatiser

Vous ne pouvez pas tout faire en même temps et efficacement si vous êtes sur tous les fronts sur le long terme, même si vous êtes auto-entrepreneur / micro-entrepreneur. Un jour, vous arriverez à saturation, croyez-moi !

Vous devrez apprendre à déléguer les tâches qui sont importantes dans votre entreprise mais qui n’ont pas pour vocation à être réalisées par vous, en tant que Fondateur. Vous serez même surpris lorsque vous vous rendrez compte qu’il y a des personnes meilleures que vous pour les réaliser. Faîtes confiance aux autres !

 

La délégation peut passer par le fait de :

1/ Embaucher un salarié ou un freelance à temps partiel 5h par semaine si tu n’as pas beaucoup de moyens financiers,

2/ Automatiser des tâches répétitives importantes comme les emails de bienvenue clients automatiser, la prise de RDV clients via Calendly ou encore des séquences d’emails automatiser de démarchage en passant par Zapier,

3/ Créer des processus rédiger et des templates de documents, d’emails pour gagner du temps et ne pas rédiger les mêmes emails pour l’ensemble de vos clients.

Astuce 7 : Utiliser des outils de planification comme : Asana, Trello, Notion

Si vous êtes un entrepreneur créatif et multipotentiel qui a 100 idées à la minute, vous pouvez noter vos idées dans un outil de prises de notes ou de gestion de projet plus élaboré.

 

Par exemple, mes meilleures idées de formations, de projets, de partenaires, … me viennent en tête lorsque j’écoute un podcast en voiture ou lorsque je suis sous la douche.

Pour ne pas les oublier, j’utilise mon outil de gestion de projet de prédilection ASANA, qui me permet de noter dans un « tableau » toutes mes idées en vrac et de les catégoriser par thématiques.

C’est de la créativité organisée !

Lorsque je suis à court d’inspiration, je peux aller puiser dans ce tableau, mes idées de contenus ou projets.

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Experte en management de projets digitaux depuis 5 ans et en entrepreneuriat depuis 10 ans, Vanessa lance sa première entreprise à l'âge de 15 ans.Elle est aujourd'hui la CEO de Lægger, la plateforme de création de marque à impact positif & la Créatrice du podcast Ascension.Elle partage ses expériences entrepreneuriales & accompagne les créateurs d'entreprise à impact positif dans leur phase d'amorçage et de croissance.

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