17 431 contacts structurés grâce à l’onboarding, au lead scoring et un CRM automatisé

rédigé par digonal vanessa

Head of growth & RevOps freelance | Conférencière en IA & growth marketing

5 minutes de lecture

1. Entreprise

Optee est une plateforme SaaS IA française qui digitalise la rénovation énergétique des bâtiments : en quelques clics, elle croise plus de 120 sources publiques, calcule un plan d’action chiffré (coût, subventions, ROI, impact carbone), génère les livrables réglementaires et permet de lancer un appel d’offres auprès de professionnels du BTP qualifiées.

Sa promesse : tout piloter gratuitement, de l’identification à l’exécution des travaux depuis une seule interface, pour le donneur d’ordre.

2. Enjeux & objectifs

Au printemps 2025, la traction produit était validée, mais l’acquisition restait artisanale : aucune campagne structurée depuis 1 an, aucune « growth machine » mise en place permettant d’avoir une prédictibilité des revenus, et un CRM Hubspot premium avec +17 000 contacts dormants, sous-exploités.

La direction a donc fixé 3 priorités :

1. Améliorer l’activation self-service via des campagnes de nurturing/d’activation orientées “inscription plateforme” (automatiser le parcours lead un maximum),

3. Activer 400 leads/projets qualifiés par mois.

3. Stratégie

a. Accompagnement proposé

En partenariat avec le collectif Bulldozer, je suis intervenue en tant que Head of growth & Growth Ops sur ce projet client à raison de 3 jours/semaine.

J’étais en charge de piloter l’équipe marketing, toute la stratégie de croissance (de l’acquisition & l’activation) et de réaliser toutes les automatisations Revops/Growth Ops) :

Priorisation des leviers d’acquisition,
Définition des ICP et personas à cibler,
Audit du CRM Hubspot et des processus Marketing & Commerciaux à automatiser (Growth ops & RevOps),
Production des premiers assets growth.

Découvrez mes accompagnements Head of Growth part-time & Growth Ops :

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Accompagnement growth 360° stratégique & opérationnel à raison de 2 à 3 jours par semaine.
Contrairement à mes offres spécialisées, j’interviens sur plusieurs leviers (SEO, SEA, Marketing d’influence, Outbound B2B, etc.) pour déployer une stratégie globale de croissance, couvrant vos divers besoins.

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Analyse de vos outils, templates et process de vente/marketing, afin d’identifier les tâches répétitives à automatiser pour doubler vos revenus tout en réduisant votre temps de travail et vos coûts opérationnels.

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Mise en place de workflows vente/marketing automatisés pour améliorer votre productivité et vos revenus. Cela inclut le paramétrage de CRM, l’automatisation de tâches répétitives avec l’IA, le lancement de campagnes de nurturing, le scoring de leads, etc.

b. Stratégie adoptée

Pour atteindre ces objectifs, ma méthodologie a été la suivante :

1. Nettoyage, révisions et refonte de la nomenclature des automatisations Hubspot :

Suppression des workflows obsolètes, réécriture des conventions de nommage, mapping des champs UTM pour tracer les sources des prospects, Ads, Outbound, SEO, Organic, Social-selling & Partenariats.

2. Lead-scoring bi-axe (pertinence + engagement) appliqué au 17 431 contacts du CRM :

Stratégie de scoring : Phrase de découverte (0-24 pts), Phase d'évaluation (25-49 pts), Phase de décision d'achat (50 pts+). Une automatisation Hubspot ➔ Slack alerte les Sales dès qu’un lead franchit 25 points afin qu'il soit contacté par téléphone.

3. Conception d'un workflow d'emails d’onboarding self-serve (pour la cible des donneurs d'ordre) :

11 e-mails d'onboarding sur sur 8 semaines sont envoyés aux nouveaux donneurs d'ordre ou nouvelles agences immobilières qui créaient un compte gratuit sur la plateforme (vidéos démos Arcade générés avec l'IA, tutos pas-à-pas, étude de cas clients) pour guider les donneurs d’ordres jusqu’au lancement d’un appel d’offres sans mobilisation des Sales.

4. Création d'automatisations pour Segmenter automatiquement les prospects “Client vs Pro” :

Détection automatique de persona dans Hubspot à la création de compte, routage vers le funnel d'onboarding adéquat et attribution instantanée au bon pipe commercial.

5. Création d'un tableau de bord marketing unifié afin de suivre les performances des campagnes en tant réel :

- Sources & CAC : répartition des leads par canal d’acquisition (Ads, Outbound, SEO, Social, Partenaires, etc.) + coût d’acquisition moyen mis à jour en temps réel.
- Entonnoir complet : suivi Contacts → Comptes créés → Projets lancés → Revenus générés, avec un taux de conversion par persona.
- Lead-scoring live : histogramme 0-24 / 25-49 / 50 pts+ et liste instantanée des leads “50 pts+” à rappeler.
- Performance des campagnes emails d’onboarding e-mail : ouvertures, clics et conversions des 11 e-mails, filtrables par période et persona pour repérer le maillon faible.
- Sales velocity : délai de conversion d’un lead entre la création d’un compte sur la plateforme, le RDV avec un commercial et le lancement d’un appel d’offre (pour les donneurs d’ordre) ou le paiement d’un abonnement PRO à 790€/mois (pour les professionnels du BTP qui recherchent des projets de rénovation).

4. Production

Pour des raisons de confidentialité, seules quelques captures du travail réalisé sont partagées ici afin de vous donner un aperçu de mon expertise :

a. Refonte & création de workflows automatisés dans Hubspot

b. Mise en place d'un lead-scoring automatisé

Prise en compte de données démographiques, comportementales et d’intérêts :

c. Création d'un tableau de bord des performances marketing & sales en temps réel

d. Création d'un workflow d'emails d'onboarding automatisé auprès des donneurs d'ordre

e. Création d'un questionnaire Typeform pour comprendre pourquoi les prospects n’ont pas lancé d’appel d’offres

5. Résultats obtenus

À titre indicatif, voici quelques chiffres et résultats obtenus en 2 mois :

17 431 contacts scorés et structurés (avec alertes sur Slack lorsqu'il faut qu'un commercial appel au téléphone au lead lorsqu'il atteint un certain score de qualification)

178 nouveaux inscrits ont suivi le parcours self-serve, 16 ont lancé un premier projet et appel d'offre, soit 8,9 % de conversion sans intervention humaine,

Les taux d’ouverture des e-mails d’onboarding se situent autour des 30% (tranche haute des benchmarks B2B)

L'automatisation des processus marketing et sales dans le CRM et les alertes Slack réduisent de 30% le temps de qualification et de saisie manuelle.

PROCHAINES ÉTAPES :

À partir de Décembre 2025-Janvier 2026, reprise de la mission pour déployer les campagnes outbound auprès des Pros du BTP, enrichir le scoring pour les Pros et faire passer l’onboarding des Pros sur le même modèle automatisé.

Objectifs visés en 2026 :

100 nouveaux abonnements PROS par mois à 790€/mois et,
400 projets qualifiés par mois lancés.

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